“实习秘书”齐齐上阵 精心打造档案“盒子工程”
（ 通迅员 叶惠芳 ）管理系文秘专业09级同学自2011年6月13日开始进行了为期一周的档案实习工作。本次实习由刘老师、汤老师等人指导。实习的主要任务就是按照物流、营销、人资三个本科专业分别收集相关资料，完成“盒子工程”——档案系统整理。至笔者截稿时，实习工作已顺利结束，档案的基本框架已搭建完毕，只有局部欠缺的资料有待进一步补充和完善，本科论文资料的分类归档也近完成。管理系伍主任对文秘班同学在本次实习中的表现感到满意。
本次实习时间紧，任务重。从档案的分类、立卷到案盒的排列和编号，所有工作都由文秘班同学亲历亲为。第一步工作是收集资料。根据学院下发的“申请新增学士学位授权专业评审材料收集目录”，我们展开了大海捞针般的工作。因为绝大部分的资料收集来自于系办现有的档案资料，但是系办现有的档案是按问题分类的，而我们现在应该算是另起炉灶，在不打乱原有系统的基础上再按组织机构（专业）分类。所以唯一的方法就是将其抽出来复印，然后再放回去。
我们收集的资料分为专业建设，教师队伍，教学条件及利用，教学过程及管理，实践教学，学风，教学成果及特色项目八大部分。我们按照这个分类（学风和特色项目合并为一项后变成七个部分），将班上同学分为七个小组展开工作。由于之前没有实操过，所以在刚开始时无从下手，但是经过实习老师的点拨，慢慢开始上手。 在收集完资料后，我们又开始了分类、装盒、编写卷内文件目录、填写案盒盒脊等工作。
现在就此次实习工作，来谈谈我们的几点认识和体会。
一 、沟通问题关键要用心。
在此次实习工作前期的准备过程中，不仅要就实习工作的计划、人员组织安排与本系伍主任、肖主任联系和商讨。另外在收集素材时，我们要找相关老师帮忙，打印、复印文件时也需要相关部门老师的支持。这些都让我们在脱离了书本的条条框框之外就沟通能力、组织能力、团队合作能力等方面得到了锻炼，真的是受益匪浅。沟通关键要用一颗真心、诚心。
二 、文书档案管理工作重在实践。
这次档案实习工作，为我们提供了一个学习、交流和沟通的平台。在实习过程中，我们同指导老师就档案的搜集整理、分类归档、装盒保存等工作交换了意见，在老师及领导的悉心指导下，我们了解到了我系档案管理工作的现状，以及我系档案管理工作中存在的问题等等。
我们在实习中感慨最深的一点是档案资料的收集贵在平时。为了做到档案收集完整齐全，文书工作人员从文件形成阶段就应该开始关注其完整性，不然到最后整理时很可能就是残缺不全了，想弥补都很困难。不管是文本材料的整理，还是电子材料的整理，都需要按照一定的整理规则和方法来进行。在现代社会中，信息大量涌现，如果没有一个行之有效的管理方法，确实是很难实现资源的有效管理和利用。
三 、办公设备的使用要胆大心细。
在实习过程中，电子文档的收集整理，文件的打印、复印，从头到尾都是由我们文秘班同学自己做的。一开始，打印机、复印机我们用得不太熟练，复印时还经常碰到卡纸的情况，挺紧张的，但老师一直鼓励我们，细心的指导我们，现在我们对办公设备已经用的得心应手了，这对于提高我们的办公能力无疑有很大的帮助。
“纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行”。这次短暂的实习，让我们认清了书本理论知识同实际社会工作的差距，也明白了自身存在的问题与不足，更重要的是，我们学会了怎样去学习，怎样去面对工作。这对我们顺利走向社会起到了一个桥梁作用，是我们人生当中的一段重要经历。
实习工作总要有一个尾声，在感叹时间转瞬即逝的同时，我们又要满怀着希望与梦想重新上路。路漫漫其修远兮，吾将上下而求索。或许，这个终点又正是我们再次出发的新起点！
管理系
2011年6月20日
